Panduan Proyek Implementasi LMS Untuk Memastikan Kesuksesan

Memastikan Keberhasilan Dalam Proyek Implementasi LMS Anda

Baik itu untuk Pembelajaran dan Pengembangan karyawan, orientasi SDM, pelatihan kepatuhan, atau pendidikan akademis, jika Anda atau tim Anda ingin menerapkan LMS pertama (atau berikutnya) organisasi Anda, saya ingin berbagi pengalaman saya sendiri yang sudah teruji. resep untuk proyek implementasi LMS yang sukses.

Hal pertama yang pertama, ulasan singkat tentang apa itu LMS. Menurut sebuah buku EdTech, Sistem Manajemen Pembelajaran: Memilih Jalur yang Tepat Untuk Organisasi AndaSistem Manajemen Pembelajaran, yang disingkat LMS, adalah platform yang membantu penyampaian konten online untuk tujuan pembelajaran. Jika kita menginginkan definisi teknisnya, Learning Management System (LMS) adalah perangkat lunak berbasis web yang digunakan untuk memfasilitasi penyampaian kursus online, tatap muka, dan campuran, baik dalam lingkungan akademik maupun dalam dunia bisnis.

Dari pengalaman profesional saya, saya mendapat peluang dan melaksanakan dua proyek implementasi LMS—satu untuk bisnis nirlaba dan satu lagi untuk organisasi nirlaba, dan keduanya mencapai kesuksesan pasca implementasi. Ukuran keberhasilan yang digunakan adalah adopsi pengguna (pertumbuhan pengguna aktif dari bulan ke bulan), tingkat penyelesaian kursus, dan bagaimana orang menilai platform baru. Berikut adalah langkah-langkah yang saya gunakan untuk memastikan proyek implementasi LMS berada di jalur yang benar sejak awal.

Panduan Langkah-demi-Langkah Untuk Proyek Implementasi LMS yang Sukses

Langkah 1: Identifikasi Tujuan Bisnis dan Persiapan Spesifikasi Teknis

Ketika sebuah organisasi memutuskan untuk menerapkan LMS, organisasi tersebut harus mengidentifikasi tujuan bisnis utama, bersama dengan beberapa tujuan pendukung. Penggerak bisnis utama biasanya mencakup pelatihan kepatuhan, orientasi karyawan, Pembelajaran dan Pengembangan karyawan, pengembangan kepemimpinan, pelatihan penjualan, atau pelatihan saluran mitra. Daftarnya bisa bermacam-macam, namun penting untuk mendefinisikan dengan jelas faktor-faktor pendorongnya untuk membangun kasus bisnis yang kredibel yang akan menjamin dukungan dan dukungan dari manajemen tingkat atas. Selain itu, kasus bisnis yang sama akan membantu menunjukkan bahwa implementasi telah mencapai tujuannya setelah LMS diterapkan.

Seringkali, tim pelatihan yang ditugaskan dalam penerapan LMS mungkin tidak memiliki latar belakang teknis. Namun hal ini tidak boleh menjadi penghalang, karena memiliki dokumen spesifikasi teknis yang detail sangat penting dalam proses pemilihan vendor. Menurut laporan Tahunan CHAOS 2020 Standish Group, 66% proyek teknologi (berdasarkan analisis terhadap 50.000 proyek secara global) berakhir dengan kegagalan sebagian atau total.

Dalam pengalaman saya dengan implementasi LMS, dokumen spesifikasi teknis yang terperinci dan jelas memastikan pemahaman yang jelas tentang tujuan kami bagi pengguna akhir. Dalam dokumen teknis yang sama, saya menyertakan semua fitur penting dan fitur tambahan yang bagus untuk dimiliki (bonus), sehingga memungkinkan tim untuk mengevaluasi dan menantang vendor untuk memastikan bahwa solusi yang dipilih dapat memenuhi persyaratan ini (lihat Langkah 2). Dokumen spesifikasi teknis menjadi acuan penting di seluruh proses, mulai dari pemilihan vendor awal hingga pasca implementasi.

Langkah 2: Sumber Vendor, Pengujian Sandbox, Perbandingan, dan Seleksi

Secara umum, Anda perlu memilih tiga vendor yang mencakup fitur-fitur utama yang ingin Anda capai (lihat kembali dokumen spesifikasi teknis pada Langkah 1). Penting untuk meminta demo vendor dan bahkan sistem pengujian sebelum membuat komitmen.

Dari demo vendor, masing-masing vendor menghadirkan fitur terkuatnya dan fitur tambahan lainnya, termasuk gamifikasi, konten yang disarankan AI, aplikasi seluler, dan pembelajaran saat bepergian. Sebelum tertarik dengan add-on yang bagus ini, tanyakan pada diri Anda dan tim: apakah fitur-fitur ini selaras dengan persyaratan penting organisasi Anda? Dokumen spesifikasi teknis yang dipersiapkan dengan baik akan membuat tim tetap fokus dan membantu dalam memilih LMS yang memenuhi persyaratan penting organisasi Anda terlebih dahulu sebelum terbawa oleh fitur bonus.

Anda dapat menetapkan model persentase poin/bobot untuk fitur penting dan bonus. Kemudian untuk setiap vendor, terapkan poin dan lihat siapa pemenang keseluruhan terbaik. Tapi jangan terlalu cepat bahagia; jangan lupa untuk memeriksa kembali anggaran Anda dan pastikan Anda memahami model penetapan harga LMS!

Model penetapan harga pengguna aktif umumnya diadopsi di industri LMS namun hati-hati dengan definisi pengguna aktif yang ditentukan oleh vendor Anda. Sebagai contoh, pengguna aktif untuk jangka waktu tertentu (per bulan kalender) disebut pengguna aktif bulanan (MAU). Penghitungannya akan diatur ulang pada awal bulan berikutnya. Peringatan dengan model penetapan harga ini adalah apakah Anda memiliki banyak pengguna tetap bulanan. Apakah pengguna LMS Anda baru atau berulang? Banyak LMS yang tidak mengadopsi konsep pengguna berulang; dengan kata sederhana, artinya ketika pengguna yang sama berinteraksi dengan sistem dalam beberapa bulan, maka akan dihitung aktif dalam semua bulan tersebut.

Langkah 3: Menyiapkan Tim Pelaksana, Rencana Kerja, dan Timeline

Setelah Anda mengidentifikasi pemasok LMS pemenang, langkah selanjutnya serupa dengan implementasi proyek TI dan manajemen proyek: menyiapkan tim implementasi, dengan rencana kerja terperinci dan jadwal peluncuran.

Seringkali tim pelatihan relatif kecil, namun jangan gentar untuk membentuk tim penuh dengan semua orang bekerja penuh waktu. Tim proyek terdiri dari manajer proyek, perancang grafis untuk platform UI/UX, Perancang Instruksional untuk konten dan menyiapkan paket eLearning (paket SCORM, xAPI), spesialis TI untuk dukungan terkait sistem/database (domain khusus, Single Masuk, kebijakan cookie). Manajer proyek yang berpengalaman akan mengoordinasikan dan terus memberi informasi terkini kepada semua anggota tim tentang kemajuan dan kapan keahlian mereka diperlukan.

Sebagai kapten kapal, manajer proyek harus terlibat langsung dalam memantau kemajuan secara berkala (mingguan/dua mingguan). Tantangan implementasinya adalah membangun wadah shell fungsional yang terukur dan mudah beradaptasi. Tugas utama mencakup grafik dan warna untuk logo dan merek, cabang hierarki dan penyiapan grup/unit bisnis selanjutnya untuk pengguna akhir Anda, informasi tambahan yang berguna untuk mengkategorikan pengguna dan grup (ini akan berguna untuk peraturan pendaftaran dan otomatisasi di masa mendatang), halaman dan menu, perpustakaan kursus dan katalog, sertifikat, serta desain dan seleksi lencana.

Untuk menyatukan tugas-tugas di atas, saya merasa bermanfaat jika memiliki peta jalan yang menyimulasikan halaman dan klik yang harus dilalui pengguna untuk mendapatkan konten pelatihan, penyelesaian, dan sertifikat. Ada tugas lain yang memerlukan keahlian TI, seperti integrasi sistem dengan SSO, SDM, atau integrasi sistem bisnis (CRM) relevan lainnya, migrasi data dari sistem sebelumnya, dan cookie situs web, dan masih banyak lagi. Pada saat yang sama, manajer proyek akan bekerja dengan Perancang Instruksional untuk menyiapkan semua paket eLearning untuk mengisi konten.

Daftarnya terus bertambah dan masih banyak lagi yang dapat ditambahkan tergantung pada tujuan unik bisnis Anda. Ringkasnya, manajer proyek penerapan LMS yang baik, mungkin tidak memiliki semua keahlian teknis, namun harus menjadi komunikator yang baik untuk mengoordinasikan anggota tim; bersiaplah untuk menyingsingkan lengan baju Anda untuk mengatasi masalah guna memastikan garis waktu dipatuhi.

Langkah 4: Komunikasi dan Manajemen Perubahan dengan Pemangku Kepentingan Utama

Untuk memastikan keberhasilan implementasi LMS, Anda perlu mendapatkan dukungan dan dukungan dari semua tim pemangku kepentingan, termasuk tim SDM, pemasaran/komunikasi perusahaan, TI, hukum dan privasi (untuk pengguna eksternal dan bahkan tim penjualan/mitra ). Kembangkan hubungan sekutu dengan semua pemangku kepentingan Anda, karena semakin banyak orang yang mendengar, mengetahui, dan ikut serta dalam implementasi proyek, semakin tinggi peluang kesuksesan proyek LMS. Penting juga untuk menginformasikan dan memperbarui secara berkala kepada pengguna umum Anda mengenai kemajuan peluncuran di setiap pencapaian (skema warna, Antarmuka Pengguna, perpustakaan dan katalog, dll.). Cara terbaik adalah dengan menggunakan beberapa menit di balai kota perusahaan atau pertemuan antar departemen untuk mendapatkan informasi terbaru dengan cepat.

Langkah 5: Pengujian (Sebanyak Mungkin), Soft Launch, dan Dukungan Pengguna Saat Peluncuran (Tayangkan Langsung!)

Pengujian pengguna adalah langkah paling penting dan memakan waktu untuk menjamin keberhasilan proyek dan adopsi pengguna. Jika LMS Anda ditargetkan untuk banyak pengguna (kasus penggunaan), maka yang terbaik adalah merekrut beberapa sukarelawan yang mewakili setiap kelompok untuk melakukan pengujian guna memvalidasi proses lebih lanjut.

Untuk setiap kelompok pengguna, persiapkan skenario/tugas untuk mereka uji daripada hanya memberikan pertanyaan terbuka untuk dieksplorasi secara terbuka. Pendekatan ini memastikan pengguna mengikuti prosedur, mencapai hasil akhir, dan memberi Anda komentar spesifik untuk ditanggapi. Beberapa skenario/tugas penting adalah: pendaftaran akun, masuk ke sistem, memilih dan mendaftar konten pelatihan yang relevan, menyelesaikan pelatihan dan menerima poin dan sertifikat, dan membuat laporan khusus untuk administrator.

Berdasarkan komentar pengguna Anda, bersiaplah untuk waktu dan upaya ekstra untuk melakukan iterasi guna memastikan prosesnya semulus mungkin. Ketika relawan penguji dapat menyelesaikan semua langkah tanpa instruksi lebih lanjut, hal ini menjamin Anda bahwa pengaturan platform sudah cukup jelas dan intuitif bagi pengguna akhir.

Untuk setiap peluncuran dan penerapan sistem baru, Anda ingin meyakinkan pengguna bahwa ada bantuan dan dukungan yang tersedia bila diperlukan. Siapkan dokumen pertanyaan umum (FAQ) dan sediakan untuk referensi pengguna akhir. Jika vendor yang dipilih mendukung integrasi dengan sistem dukungan pusat bantuan pihak ketiga dan anggaran Anda memungkinkan, pertimbangkan integrasi dengan alat dukungan untuk artikel instruksional tentang pertanyaan umum dan sistem dukungan tiket pengguna. Tidak sulit untuk membayangkan bahwa ketika pengguna akhir berjuang tanpa dukungan terhadap sistem baru, mereka cenderung menyerah.

Langkah 6: Peningkatan Berkelanjutan Pasca Peluncuran

Bisnis organisasi Anda memerlukan perubahan, begitu pula strategi LMS Anda. Ambil langkah kecil dan terus tingkatkan. Seiring dengan berkembangnya penawaran pelatihan Anda, antarmuka menu yang lebih baik dan terorganisir untuk mengarahkan pengguna akhir dengan lebih baik merupakan peningkatan besar dan tidak sulit untuk dicapai.

Vendor LMS yang baik juga berkembang mengikuti tren terkini. Pastikan untuk memanfaatkan fitur LMS yang lebih luas, termasuk pelaporan dan analisis data, pusat sumber daya, dan alat komunikasi (buletin) untuk terus memberikan nilai kepada pengguna akhir.

Pikiran Terakhir

Terakhir, ada banyak sumber daya umum yang tersedia dari vendor LMS dan perusahaan konsultan yang menyediakan layanan implementasi LMS. Perlu diingat bahwa kunci keberhasilan adalah menyelaraskan daftar di atas dengan tujuan, persyaratan, harapan pemangku kepentingan, rencana implementasi, dan ukuran keberhasilan organisasi Anda (seperti ROI).

Catatan Editor: Siap untuk memulai proyek implementasi LMS Anda? Lihatlah direktori vendor Sistem Manajemen Pembelajaran eLI untuk menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.